Электронный документооборот в сфере трудовых отношений становится реальностью.
Принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Данный закон размещен на официальном интернет-портал правовой информации. Ознакомится с ним можно по ссылке.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение субъектами трудовых отношений документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Он может осуществляться работодателем посредством платформы «Работа в России» или собственной информационной системы, позволяющей обеспечить подписание, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
Определено, что электронный документооборот может применяться при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и иных документов, однако положения о нем не применяются в отношении:
- трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
- акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
приказа (распоряжения) об увольнении работника; - документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда (Минтруд России), по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологийс(Минцифры России) и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства (Росархив).
Работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию электронной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов.
Положения Трудового Кодекса РФ о взаимодействии платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом госуслуг применяются с 1 сентября 2022 года.
Требования к составу и форматам электронных документов, устанавливаемые Минтрудом России по согласованию с Минцифры России и Росархивом, применяются с 1 марта 2023 года.
